Despre inventariere

     Intotdeauna, sfarsitul de an da bataie de cap contribuabililor. Trebuie organizata inventarierea, daca acest lucru nu s-a intamplat pana acum. Fie ca ne place fie ca nu ne place, inventaierea are o foarte mare importanta in reflectarea corecta a imaginii asupra patrimoniului. Rezultatele inventarierii se consemneaza in ,,registrul- inventar’’ (obligatoriu de intocmit conform legii contabilitatii), si de aici in situatiile financiare anuale, fie ele chiar si simplificate, acestea fiind documentele oficiale de prezentare a situatiei economico-financiare a firmei. Iata de ce, o greseala in efectuarea inventarieii poate genera situatii financiare anuale eronate. Neefectuarea inventarierii constituie contaventie si se sanctioneaza cu amenda.

    Principalele reglementari legislative referitoare la inventariere sunt: Legea contabilitatii si OMFP 2861/ 2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.

    Inventarierea anuala a elementelor de activ si pasiv se face, de regula, cu ocazia incheireii exercitiului financiar,avandu-se in vedere si specificul activitatii fiecarei unitati. In cadrul agentilor economici cu activitate complexa, bunurile pot fi inventariate si inaintea datei de inchidere a exercitiului financiar, cu conditia asigurarii valorificarii si cuprinderii rezultatelor inventarierii in situatiile financiare intocmite pentru exercitiul financiar respectiv.

    In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data inchiderii exercitiului financiar.

    Administratorul trebuie sa emita proceduri proprii privind inventarierea. Raspunzator pentru buna organizare a inventarierii este administratorul.

    Conform legislatiei, unitatile au obligatia sa efectueze inventarierea generala a elementelor de activ si de pasiv detinute la inceputul activitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:

a) la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;

b) ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;

c) ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune; 

d) cu prilejul reorganizarii gestiunilor;

e) ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora; 

f) in alte cazuri prevazute de lege. 

    In cazul in care, in situatiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de activ dintr-o gestiune, aceasta poate tine loc de inventariere anuala, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligatia gestionarii elementelor de activ si de pasiv.

    Toate elementele de natura bunurilor trebuie sa fie date in raspundere gestionara sau in folosinta, dupa caz, salariatilor ori administratorilor entitatii.

    La entitatile al caror numar de salariati este redus, unde inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana, raspunderea pentru corectitudinea inventarieriii revine administratorului.

    Inventarierea elementelor de activ si de pasiv se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate. In decizia de numire se mentioneaza in mod obligatoriu componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunea supusa inventarierii, data de incepere si de terminare a operatiunilor.

    Comisiile de inventariere sunt coordonate, daca sunt mai multe comisii, de catre o comisie centrala, numita prin decizie scrisa, emisa de administratorul entitatii.

    Comisia centrala de inventariere are sarcina sa organizeze, sa instruiasca, sa supravegheze si sa controleze modul de efectuare a operatiunilor de inventariere.

    Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere, in comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.

    Inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se pot efectua atat cu salariati proprii, cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.

    Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditori interni sau statutari. Prin proceduri interne, entitatile pot stabili ca la efectuarea operatiunilor de inventariere sa participe si contabilii care tin evidenta gestiunii respective, fara ca acestia sa faca parte din comisie.

    Membrii comisiilor de inventariere nu pot fi inlocuiti decat in cazuri bine justificate si numai prin decizie scrisa, emisa de catre cei care i-au numit.

     In conditiile in care entitatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se efectueaza de catre administratori.

      Gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor semneaza in fata comisiei de inventariere o declaratie scrisa.

     Bunurile altor entitati aflate in entitate (inchiriere, leasing, concesiune, custodie, etc) se inscriu in liste de inventariere distincte care trebuie sa cuprinda numarul si data actului de predare primire. Aceste liste se vor transmite proprietarilor in termen de 15 zile de la intocmire, urmand ca proprietarii sa comunice nepotrivirile in termen de 5 zile de la primirea listelor. Nu se poate considera ca neprimirea de la proprietar a confirmarii reprezinta confirmare tacita

    Entitatile detinatoare ale bunurilor sunt obligate sa efectueze inventarierea si sa trimita spre confirmare listele de inventariere, dupa cum proprietarii acelor bunuri sunt obligati sa ceara confirmarea privind bunurile existente la terti. Neprimirea confirmarii privind bunurile existente la terti nu reprezinta confirmare tacita.

    La entitatile care au activitate de constructii-montaj, pe baza constatarii la fata locului, se includ in liste de inventariere distincte, pe categorii de lucrari si parti de elemente de constructii la care n-a fost executat intregul volum de lucrari prevazute in devize, respectiv lucrari executate (terminate), dar nereceptionate de catre beneficiar, denumirea obiectului si valoarea determinata potrivit stadiului de executie, potrivit valorii din documentatia existenta (devize), precum si in functie de volumul lucrarilor realizate la data inventarierii.

    Listele de inventariere se semneaza pe fiecare fila de catre presedintele si membrii comisiei de inventariere, de catre gestionar, precum si de catre specialisti solicitati de catre presedintele comisiei de inventariere pentru participarea la identificarea bunurilor inventariate.

    In situatia in care elementele de natura activelor sunt inventariate prin metode de identificare electronica (de exemplu: cititor de cod de bare etc), datele fiind transmise direct in sistemul informatic financiar-contabil, listele de inventar sunt editate direct din sistemul informatic. Se vor edita listele complete cu toate pozitiile inventariate sau in mod selectiv numai pentru acele pozitii, repere unde se constata diferente cantitative sau valorice (deprecieri). In cazul in care se editeaza liste de inventariere care cuprind numai pozitiile (reperele) la care se constata diferente cantitative sau valorice, listele complete de inventariere se pastreaza pe suport magnetic, pe durata legala de pastrare a documentelor. In astfel de situatii, evaluarea bunurilor in vederea stabilirii eventualelor ajustari se efectueaza prin analiza si evaluarea tuturor elementelor inventariate, nu numai a celor la care s-au constatat diferente cantitative.

    Pe toata durata inventarierii, programul si perioada inventarierii se afiseaza la loc vizibil.

    Pentru desfasurarea corespunzatoare a inventarierii este indicat, daca este posibil, sa se sisteze operatiunile de intrare-iesire a bunurilor supuse inventarierii, luandu-se din timp masurile corespunzatoare pentru a nu se stanjeni procesul normal de livrare sau de primire a bunurilor.

    Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.

    Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere intr-un proces-verbal, numit procesul-verbal privind rezultatele inventarierii si care trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente:

- data intocmirii,

- numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere,

- numarul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere,

- gestiunea/gestiunile inventariata/inventariate,

- data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere,

- rezultatele inventarierii,

- concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si persoanele vinovate,

- propuneri de masuri in legatura cu acestea,

- volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata

- propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic,

- propuneri de scoatere din functiune a imobilizarilor corporale,

- propuneri de scoatere din evidenta a imobilizarilor necorporale,

- propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri,

- constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune,

- alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

    Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.

Cu alte cuvinte, pentru o invenatariere de succes trebuie respectate cateva reguli (pasi, sau etape):

1. Emiterea unei decizii prin care se stabileste : de catre cine, cand, cum (proceduri interne, care pot cuprinde de exemplu calcule tehnice de transformare a masuratorilor prin cubaj), cand se va inventaria, decizie care trebuie semnata de persoanele autorizate, si de ,,luat la cunostinta’’ de catre toate persoanele care trebuie sa participe la inventariere (comisii), precum si de catre gestionarul (gestionarii) gestiunilor inventariate. In aceasta etapa recomandam sa fie revizuit si lamurit statutul gestionarilor de drept si de fapt. Sa nu uitam ca definitia gestionarului conform legii 22/ 1969 este: ,, Gestionar ................... este acel angajat al unei organizatii .................... care are ca atributii principale de serviciu primirea, pastrarea si eliberarea de bunuri aflate in administrarea, folosinta sau detinerea, chiar temporara, a unei organizatii  .........., indiferent de modul de dobandire si de locul unde se afla bunurile.’’

2.   Efectuarea inventarierii. Contabilitatea pune la dispozitia comisiilor de inventariere soldurile scriptice de inventariat. In ceea ce priveste stocurile, acestea pot fi: cantitativ-valorice – exprimate in unitati de masura si valori pentru fiecare articol- (daca evidenta contabila se tine cantitativ-valoric, pe fiecare articol, cod, denumire, etc) sau doar valorice –exprimate doar in unitati monetare, lei - (daca nu se poate tine o evidenta cantitativa a stocurilor din diferite motive, de ex politica contabila, numarul mare de articole ingreuneaza in mod inutil evidenta contabila, evidenta contabila se tine la pret de vanzare cu amanuntul – pretul de pe eticheta). Referitor la evidenta contabila a stocurilor facem si precizarea ca aceasta poate fi tinuta prin doua metode: metoda inventarului permanent si metoda inventarului intermitent. Recomandam pe cat posibil evitarea evidentei prin metoda inventarului intermitent. Aceasta se caracterizeaza  prin faptul ca la intrarea in unitate (gestiune) stocurile sunt inregistrate direct in cheltuieli. Astfel, se creeaza posibilitatea de a fi identificate cu greutate (si uneori impozibil de identificat) eventualele lipsuri in gestiune, si poate mai grav furturile. In cazul metodei inventarului intermitent nu se poate tine o evidenta scriptica a stocurilor pe parcursul exercitiului financiar, acestea fiind stabilite doar prin inventariere. Cealalta metoda, metoda inventarului permanent ofera posibilitatea evidentierii contabile a stocurilor din punct de vedere scriptic si faptic (prin inventariere). Conform acestei metode (mai des intalnite in practica) stocurile se evidentiaza la intrarea in unitate (gestiune) ca stoc si nu ca cheltuieli, acestea urmand a fi trecute pe cheltuieli in momentul in care cheltuiala efectiva are loc (ex: vanzare urmata de descarcarea de gestiune, darea in consum, etc). Inventarierea stocurilor certifica faptul ca ele exista, asa cum au fost stabilite prin inventar. Ele trebuie sa fie evaluate la  pretul just al pietii, si nu neaparat la valoarea cu care au intrat in unitate (gestiune). Inventarierea, identificarea existentei lor se face distinct, pe fiecare gestiune in parte si pe fiecare loc de depozitare in parte. Deci nu ,,pe total’’, ci pe  fiecare loc de vanzare, de depozitare, de prelucrare, magazin, etc, in parte. Daca unitatea de masura este una care ingreuneaza efectuarea inventarierii (ex: kilograme la invenatrierea unei gestiuni de grau, ciment, etc) inventarierea se efectueaza in alte unitati de masura mai accesibile (ex: metri cubi), urmand a se efectua calcule de volum, de masa si de greutate de transformare a unitatilor de masura, pentru fiecare articol in parte (ex: la ciment, var, nisip, balast, grau, faina, etc).

In cazul marfurilor perisabile lipsurile in gestiune trebuie sa se incadreze in limitele legale acceptate. Bunurile cu grad mare de perisabilitate se inventariaza cu prioritate.

La terenuri, pentru fiecare tip de teren in parte se verifica extrasele din cartea funciara. Pentru impobilizarile corporale se verifica gajurile, ipotecile, sechestrul. In cazul cladirilor, constructiilor, este bine ca ele sa figureze intr-un extras distinct de carte funciara, cu terenul aferent.

La imobilizarile in curs, investitii, indiferent ca sunt sau nu realizate in regie proprie, trebuie facuta receptia tuturor elementelor care pot fi transferate la ,,terminate’’ si stabilita valoarea de inventar la data receptiei, care urmeaza sa fie amortizata. Ca urmare, in sold raman doar cele neterminate, care nu se pot utiliza, adica nereceptionate.

Decontarile cu tertii trebuie certificate de certi pe fiecare document in parte.

3. Valorificarea rezultatelor inventarierii se face, in mod logic, dupa finalizarea operatiunilor de inventariere, justificata cu documente. Plusurile de inventar, de regula, se inregistreaza ca venituri. Minusurile, de regula, se inregistreaza drept cheltuieli. Odata cu valorificarea rezultatelor inventarierii trebuie sa se realizeze o corelare intre sumele existente in fiecare cont analitic al balantei de verificare cu sumele constatate la inventariere. Cel putin pe solduri, daca nu si pe rulaje.
4. Revizuirea veniturilor si a modului in care au fost inregistrate, corelarea veniturilor cu TVA si invers. La fel si pentru cheltuieli. Pentru tot exercitiul financiar. Inchiderea conturilor de venituri si cheltuilei, calculul impozitul pe profit, etc etc.

Daca ati avut rabdare sa cititi pana aici:

Sa nu uitam ca inventarierea este o activitate ce tine de specificul fiecarei gestiuni in parte si ...

Va oferim .... http://www.youtube.com/watch?v=D97OxHZzBeQ