Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila

            Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati trebuie sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.

            La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute in vedere urmatoarele:

 a) cuprinderea in procedurile de prelucrare a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestor proceduri, in functie de modificarile intervenite in legislatie;

 b) cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor de catre personalul implicat si respectarea acestora;

 c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor impotriva accesului neautorizat, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;

 d) stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;

 e) solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului informatic;

 f) verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;

 g) verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare inregistrate in contabilitate, astfel incat acestea sa fie efectuate in concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

 h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.

            Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:

 a) sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;

 b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta;

 c) fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui document, la care sa poata avea acces atat beneficiarii, cat si organele de control;

 d) sa asigure listele operatiunilor efectuate in contabilitate pe baza de documente justificative, care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugari ulterioare;

 e) sa asigure reluarea automata in calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;

 f) sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicata;

 g) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate;

 h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa;

 i) sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale inregistrarilor contabile:

-data efectuarii inregistrarii contabile a operatiunii;

-jurnalul de origine in care se regasesc inregistrarile contabile;

-numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);

 j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;

 k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:

-tipul documentului sau al situatiei;

-denumirea unitatii;

-perioada la care se refera informatia;

-datarea listarilor;

-paginarea cronologica;

-precizarea programului informatic si a versiunii utilizate;

 l) sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;

 m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;

 n) sa permita, in orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;

 o) sa nu permita:

-deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;

-modificarea simbolului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel cont;

-suprimarea unui cont in cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, daca acesta contine inregistrari sau sold;

-editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;

 p) sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel putin 2 ani (exercitii financiare), in mod automat sau manual;

 r) sa prevada in documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:

-monopost sau multipost;

-monosocietate sau multisocietate;

-retea de calculatoare;

-portabilitatea fisierelor de date;

 s) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

-preluari pe loturi cu control ulterior;

-preluari in timp real cu efectuarea controlului imediat;

-combinarea celor doua tipuri;

 t) sa permita culegerea unui numar nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile;

 u) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii optime a acestora;

 v) sa respecte reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor.

            Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare automata a datelor de catre utilizatori.

            Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.

            Utilizatorul trebuie:

-sa se asigure de perenitatea documentatiei, a diferitelor versiuni ale produsului-program;

-sa organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel incat informatiile sa poata fi reprocesate;

-sa detina la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de utilizare complet si actualizat al fiecarui produs-program utilizat.

            Pe perioada neprescrisa se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor, corecturilor si schimbarilor de sistem informatic, produse-program si sistem de calcul.

Daca unitatea, in cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie sa se efectueze o reconciliere intre datele arhivate si versiunile noi ale produselor-program si ale echipamentelor de calcul.

Arhivele pe suport magnetic trebuie "improspatate" periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor.

            Responsabilitatile ce revin personalului unitatii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

 H. Conditiile in care se pot intocmi, edita si arhiva electronic documentele financiar-contabile

            Din punct de vedere al bazei de date trebuie sa existe posibilitatea reconstituirii in orice moment a continutului documentelor financiar-contabile.

            Documentele financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie sa fie semnate de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.

            Trebuie sa existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzand masurile tehnice si organizatorice care sa asigure urmatoarele cerinte minimale:

 a) confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;

 b) confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor;

 c) confidentialitatea si integritatea datelor;

 d) restrictionarea, detectarea si monitorizarea accesului in sistem;

 e) restaurarea informatiilor gestionate de sistem in cazul unor calamitati naturale, evenimente imprevizibile, prin:

-arhivarea datelor utilizand tehnologia WORM, care sa permita inscriptionarea o singura data si accesarea ori de cate ori este nevoie a informatiilor stocate;

-inregistrarea datelor din documentele financiar-contabile in timp real, in alt sistem de calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat intr-o alta locatie.

            Trebuie sa se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.